Décisions écrites avec une usine en Chine : un journal de validation simple pour éviter les malentendus

Réponse principale

Tenez un journal de validation d’une ligne par décision, avec la date, l’objet, la valeur retenue, qui l’a validée et la pièce jointe de référence. La directive 2014/35/UE ne l’impose pas en ces termes, mais son article 6 exige que la production en série reste conforme en tenant dûment compte des modifications de la conception ou des caractéristiques du produit, et conserve la documentation technique dix ans. Un journal de validation est la manière la plus simple de répondre à ces deux exigences : il date chaque modification, indique qui l’a acceptée et relie la décision à un document. C’est aussi la pièce qui tranche un désaccord avec l’usine. Dans la pratique, une dizaine de lignes suffit pour un projet de chargeur : choix du modèle, couleur, prise, câble, notice, coffret, marquage, validation de l’échantillon de présérie, accord sur le lot. Le plus difficile n’est pas de tenir le journal, c’est de faire confirmer chaque ligne par l’usine.

Les six colonnes

Date, sujet, valeur retenue, version du document, validateur de chaque côté, pièce jointe.

Ce qu’on y note

Les choix de composants, de couleur, de câble, de notice, d’emballage, de prise, de marquage, et tout changement.

Le rythme

Une entrée par décision, dans la journée, avec envoi du résumé à l’usine pour confirmation écrite.

Le format

Un tableau partagé, daté, non modifiable après coup sans trace, avec une copie dans le dossier du lot.

L’usage en cas de litige

Il permet de retrouver quelle version a été validée à quelle date et par qui, sans dépendre de la mémoire de chacun.